Představte si kapitána lodi, který se snaží sám řídit kormidlo, nastavovat plachty, čistit palubu, opravovat motor a ještě vařit jídlo pro posádku. Jak asi dopadne jeho plavba?

Nejspíš špatně. Ne proto, že by to nebyl dobrý kapitán, ale protože se snaží dělat úplně všechno sám. Stejně tak to funguje v projektech.

Pokud vedoucí nebo manažer přebírá všechny úkoly na sebe, tým stagnuje, práce se jen hromadí a vzniká dlouhodbě neudržitelný chaos.

Když ale každý člen týmu dostane jasně přidělenou roli, která bude navíc v jeho talentu, práce poběží jako dobře namazaný stroj a projekt pojede vpřed bez zbytečných záseků.

Rozdíl mezi správou produktů a projektů:

» Správa produktů: dlouhodobé řízení vývoje, marketingu, distribuce.
» Správa projektů: časově omezené kampaně nebo vývoj nové verze produktu.

... musíte postavit dům. Budete si sami míchat beton, pokládat cihly, zapojovat elektřinu a malovat stěny? Pravděpodobně ne. Pozvete si specialisty, kteří mají zkušenosti a co jsou ve svém oboru ti nejlepší.

To samé platí v projektovém řízení. Některé úkoly jsou příliš složité, jiné zabírají moc času, některé jsou jen rutinní, ale někdo je také musí dělat.

Chytrý manažer si tedy položí otázku: "Mohu tento úkol někomu předat, aby se projekt posunul dál rychleji a efektivněji?"

Pokud ano, je čas tento úkol delegovat!

Musíte napsat důležité e-maily, vyvenčit psa, připravit oběd a odpovědět kamarádům na zprávy a už konečně zavolat mámě. Jak to všechno dokázat, co udělat jako první?

Pravděpodobně si řeknete, že e-mail je nejdůležitější, nemůže čekat, oběd je důležitý, ale zpráva kamarádovi může chvíli počkat...

Stejně to funguje i v projektech.

Každý úkol má jinou důležitost a jinou naléhavost. Pokud tým ví, co musí být hotovo hned a co může chvíli počkat, práce běží plynuleji.

Použití štítků, barev, dedlinů a seznamů priorit pomáhá udržet pořádek a hlavně se v tom vyznat a nezbláznit se z toho. Každému bude vyhovat jiný systém... Můžete ho společně s týmem nastavit a vyladit pro váš projekt.

Každý hudebník má svůj nástroj a svou roli, ale bez dirigenta a not by z toho byl jen hluk a chaos. Aby hudba zněla krásně, musí mít každý jasné instrukce a musí vědět, kdy a jak zahrát svou část.

Při práci a řízení projektu je to podobné. Pokud každý komunikuje jinak, někdo posílá e-maily, jiný píše zprávy na WhatsApp, někdo zadává úkoly ústně, nevyhnutelně nastává v projektu zmatek.

Ale když má tým nastavená jasná pravidla komunikace (např. „úkoly se zadávají jen do Trella“ a „rychlé otázky řešíme ve Slacku nebo ve WhatsAppu“), všichni ví, kde hledat informace, a spolupráce je hladká a bez zbytečného stresu.